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采购指南
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中小企业打印机选购指 |
随着打印技术的飞速发展和成本的下降，打印机逐渐成为办公室中不可缺少的工具。与家庭和个人用户不同，中小企业在购买打印机往往需要更周全的考虑，因为打印出来的文档需要直接面对客户，你所选择的打印机将决定你自己和他人了解你工作的详细程度。那么中小企业应该怎样选择适合自己的打印机呢？首先要确定的是选择什么样的打印方式，针式打印方式基本上已经被淘汰，目前主要的选择是激光或者喷墨打印方式，下面我们就从三个方面来分析一下哪种打印方式更适合中小企业的需求。
激光、喷墨打印成本比较
一般人都知道，就采购打印机本身而言，与喷墨打印机相比，购买激光打印机的一次性投资要稍高一些，但常常有些用户只看到购买时的投入却忽略了购买之后所带来的长期打印支出。一部打印机的总体打印成本分为两个部分，打印机购买成本和打印机使用成本，其中打印机使用成本＝单页打印成本×打印页数，实际上我们所将的使用成本基本上是指耗材的成本，也就是说用户在日常的打印中，用了多少纸张，多少墨粉等等。
影响打印机的成本因素首先是购机价格，这是一次性的大额支出，大家都很看重。从购买成本看：适合中小企业使用的低端激光打印机价格一般在3000元以内，主流的桌面办公激光打印机中最有代表性的是HP
LaserJet
1000；而中小企业选择的喷墨打印机的价格在1000元到2000元之间，较有代表性的产品包括Canon
S400、Epson Stylus C60和HP Deskjet 932c。
从使用成本看，激光打印机的单页打印成本则要远低于喷墨打印机。打印页数越大，激光打印机在使用成本上的优势会越来越大。我们做一个粗略的计算：从使用的经验看，假设激光打印机的碳粉盒价格为500元，5％的覆盖率可打印2500页，那么单页打印成本＝500元/2500页＝0.2元/页。而喷墨打印机的黑色墨盒价格为120元，5％的覆盖率可打印420页，那么单页打印成本＝120元/420页＝0.286元/页。这样算来，每打印一页，使用喷墨打印就要多支出0.086元。当达到一定的打印量（经验值为5000页）之后，激光打印机的总体打印成本就会低于喷墨打印机，而且随着使用时间的延长，激光打印机的总体打印成本的优势就越大。5000页对于中小企业来说，可能是半年至一年的打印量，而一台打印机的使用寿命至少是两三年，那么在使用激光打印机半年或者一年以后，所节约的成本与采购打印机成本相比，其中的节约与浪费，相信明眼的读者心中有数了。
从投资的角度看，中小企业在购买打印机时不光要考虑购机价格，还要根据自己打印量的情况对总体打印成本进行综合考虑。对于打印量较小的家庭用户来说（请注意家用和商用的区别），可能喷墨打印机是适合的选择，而对于打印量较大的中小企业来说，选择激光打印机会更经济。
打印速度和稳定性提高效率
在保证打印质量的前题下，拥有更高的打印速度也是用户所看重的因素。单从标称打印速度来看，激光和喷墨打印机的指标已经处于同一水平线，但与激光打印机相比，喷墨打印机有一个致命的缺点：它常常只能以降低打印质量来换取输出速度。用过喷墨打印机的人都知道，打印时要进行打印方式选择，打印普通文档和打印精细照片所用的方式是不同的。也就是说，同样是10ppm，激光打印机和喷墨打印机的含义大不一样，在同样的打印效果要求下，激光打印机可以用最快的速度进行输出，而喷墨打印机则不可能实现10ppm的打印速度。在打印复杂文档或者多份同样内容的文档时，两者的速度差距就更明显了，因为普通喷墨打印机内存非常小，很难存储大容量的数据，因此每打印一页时，都得读取一次数据，往往很难达到标称的打印速度。而激光打印机拥有更高计算速度的微处理器和更大的内存，打印复杂彩色文件时，只需读取一次数据，因此，更适合小批量快速文稿的重复输出。
打印机的稳定性也是办公用户非常关心的问题，打印机的稳定性关系到信息能否正常连续地输出，是否会打断工作流程，此外还涉及到打印机的日常维护工作量等等问题。即使是小小的卡纸问题，对于打印量不断增加的中小企业来说，都是最让人头疼的问题。特别是在办公环境下，公司员工都通过共享的方式来完成办公打印，一旦打印机发生故障，就会给公司整体工作效率带来很大的影响。在稳定性方面，激光打印机也较喷墨打印有明显优势，尤其在打印量大、打印复杂页面时卡纸和出错的几率要小于喷墨打印机。
打印质量体现企业形象
中小企业常常会为争取客户而与其他公司竞标，这时候，一份精美方案书的重要性是无与伦比的。不论方案书内容多么好，如果不能迅速吸引客户的"眼球"，必然会面临被淘汰的危险。遇到这种情况，打印机的打印质量就显得格外重要。一直以来，激光打印机的打印质量强于喷墨打印机是不争的事实。尽管喷墨技术的发展使得两者之间的差距在缩短，甚至有些喷墨打印机在DPI（每英寸墨点数）指标上会超过激光打印机。但喷墨打印技术的原理决定了它的打印质量会受到墨水和纸张等多种因素的影响，因此在打印质量很难有稳定的保证。通常，喷墨打印的纸张不易长时间保留，就像照片那样，需远离光照和水，否则就会走样。激光打印机则对纸张要求比较低，无需专用纸就可以打出高质量的打印效果，字迹和线条清晰，足以和印刷文档媲美。我们常常会发现喷墨打印机在1200dpi下打印的稿件质量还不如激光打印机在600dpi下的打印效果。打印质量是一个公司专业水准的体现，随着中小企业的规范化，选择稳定、高质量的激光打印方式是一个必然的趋势。
综上所述，对于中小企业来说，激光打印机是比较经济和明智的选择，它所带来的企业形象提升、工作效率提高和打印成本的节省体现了企业发展过程中开源和节流的辩证关系：企业形象提升和工作效率的提高会给公司带来更多的客户，这就是开源；而随着打印量的增加，激光打印方式在总体打印成本上所拥有的优势又可为企业省下不少钱。 |
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